POLÍTICA DE PRIVACIDAD
1. Responsable del tratamiento
A efectos de la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, el responsable del tratamiento de los datos tratados a través del sitio web y en el desarrollo de las actividades profesionales de la empresa es:
TOPRESIDENCE S.L.
N.I.F.: B24915316
Domicilio: Av. Alcalde Clemente Díaz 24, 29640 Fuengirola, Málaga, España
Correo electrónico: [email protected]
Los interesados podrán ponerse en contacto con TOPRESIDENCE S.L. para cualquier cuestión relacionada con el tratamiento de sus datos personales o para ejercer los derechos reconocidos por la normativa aplicable a través de:
TOPRESIDENCE S.L. trata los datos personales de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), la Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI-CE), y demás normativa aplicable.
2. Ámbito de aplicación
La presente Política de Privacidad se aplica al tratamiento de datos personales realizado por TOPRESIDENCE S.L. en el desarrollo de sus actividades profesionales y a través de sus canales de comunicación, incluyendo el sitio web, correo electrónico, teléfono, WhatsApp Business y otros medios de contacto utilizados por la empresa.
La actividad desarrollada por TOPRESIDENCE S.L. puede variar en función de cada operación o servicio. En determinados casos, la empresa podrá actuar como agencia o intermediario inmobiliario, representar los intereses de una de las partes o prestar servicios de asesoramiento o coordinación.
En otros casos, TOPRESIDENCE S.L. podrá actuar únicamente como intermediario o facilitador entre clientes y terceros, tales como promotores, constructores, empresas de reformas, arquitectos u otros profesionales, sin ser necesariamente parte del contrato celebrado entre el cliente y dicho tercero.
3. Categorías de datos personales tratados
En función de la relación profesional y de los servicios solicitados, TOPRESIDENCE S.L. podrá tratar diferentes categorías de datos personales, incluyendo:
Datos identificativos
- Nombre y apellidos.
- DNI, NIE, pasaporte y otros documentos identificativos.
- Firma y otros datos contenidos en documentos oficiales.
Datos de contacto
- Dirección de correo electrónico.
- Número de teléfono.
- Dirección postal y domicilio.
Datos relativos a inmuebles y operaciones
- Preferencias y necesidades inmobiliarias.
- Información relativa a inmuebles.
- Información relacionada con compraventas, reservas, contratos de arras y otras operaciones.
- Información relativa a proyectos de promoción, construcción o reforma.
Datos económicos y financieros
- Información económica necesaria para la gestión de la operación.
- Información bancaria cuando resulte necesaria.
- Justificantes de transferencias y pagos.
- Información relacionada con financiación o procesos bancarios.
Documentación contractual y profesional
- Contratos.
- Documentos de reserva.
- Contratos de arras.
- Documentación relacionada con compraventas.
- Documentación relacionada con proyectos de construcción o reforma.
- Comunicaciones y documentación profesional relacionada con la operación.
TOPRESIDENCE S.L. tratará únicamente los datos adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades correspondientes.
4. Origen de los datos personales
Los datos personales podrán ser obtenidos directamente de la persona interesada mediante:
- Formularios del sitio web.
- Formularios o fichas de información.
- Correo electrónico.
- WhatsApp Business.
- Teléfono.
- Comunicaciones presenciales.
- Documentación facilitada directamente por el interesado.
Asimismo, TOPRESIDENCE S.L. podrá recibir datos personales de terceros cuando resulte necesario para gestionar una operación o prestar un servicio.
Estos terceros podrán incluir:
- Propietarios y sus representantes.
- Compradores y vendedores.
- Promotores y empresas promotoras.
- Agencias inmobiliarias y otros intermediarios.
- Abogados y asesores jurídicos.
- Entidades bancarias y financieras.
- Notarios.
- Gestorías y asesores fiscales o contables.
- Arquitectos, constructores, empresas de reformas y otros profesionales técnicos.
- Otros colaboradores o profesionales que intervengan legítimamente en una operación o servicio.
Cuando los datos personales no hayan sido obtenidos directamente del interesado, TOPRESIDENCE S.L. facilitará la información exigida por el artículo 14 del RGPD, salvo que resulte aplicable alguna de las excepciones previstas legalmente. La AEPD establece expresamente la obligación de informar sobre la fuente y las categorías de datos cuando estos no procedan directamente del interesado.
5. Finalidades y bases jurídicas del tratamiento
TOPRESIDENCE S.L. tratará los datos personales de acuerdo con la finalidad concreta para la que hayan sido obtenidos y con la base jurídica que corresponda en cada caso.
Las principales finalidades podrán incluir:
5.1. Atención de consultas y solicitudes
Responder a consultas y solicitudes relacionadas con inmuebles, proyectos, servicios inmobiliarios, construcción, reformas y otros servicios ofrecidos o coordinados por TOPRESIDENCE S.L.
La base jurídica podrá ser la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el interesado, la ejecución de una relación contractual, el consentimiento cuando resulte aplicable o el interés legítimo, según las circunstancias.
5.2. Gestión de clientes y potenciales clientes
Gestionar la relación profesional, incluyendo comunicaciones, seguimiento, propuestas, documentación y coordinación de servicios.
5.3. Intermediación y coordinación de operaciones
Facilitar, coordinar o gestionar operaciones relacionadas con la adquisición, venta, promoción o intermediación de inmuebles.
TOPRESIDENCE S.L. podrá actuar como intermediario, representante, coordinador o facilitador, dependiendo de cada operación.
5.4. Intermediación entre clientes y terceros profesionales
TOPRESIDENCE S.L. podrá facilitar el contacto o la coordinación entre clientes y promotores, constructores, empresas de reformas, arquitectos, técnicos u otros profesionales.
En estos casos, podrá comunicar a dichos terceros los datos necesarios para facilitar la relación o el servicio solicitado, siempre que exista una base jurídica adecuada.
5.5. Gestión de documentación
Tratamiento de documentos identificativos, contratos, información económica y financiera, datos bancarios, justificantes de transferencias y otra documentación necesaria para gestionar las operaciones o servicios.
5.6. Cumplimiento de obligaciones legales
Tratamiento de datos necesario para cumplir obligaciones legales, fiscales, contables, administrativas o regulatorias aplicables.
5.7. Comunicaciones profesionales
Gestión de comunicaciones realizadas mediante correo electrónico, WhatsApp Business, teléfono y otros canales profesionales.
5.8. Comunicaciones comerciales y newsletter
Envío de newsletters y comunicaciones sobre inmuebles, proyectos, servicios, novedades y actividades de TOPRESIDENCE S.L., cuando exista una base jurídica que permita dicho tratamiento y, cuando sea necesario, el consentimiento previo del interesado.
5.9. Seguridad
Protección de los sistemas, cuentas, dispositivos, comunicaciones y servicios de TOPRESIDENCE S.L., así como prevención de accesos no autorizados, fraude, usos abusivos e incidentes de seguridad.
5.10. Reclamaciones y defensa jurídica
Conservación y utilización de datos cuando resulte necesario para formular, ejercer o defender reclamaciones administrativas, judiciales o extrajudiciales.
5.11. Análisis y mejora
Análisis del uso del sitio web y de los servicios para mejorar su funcionamiento, seguridad y calidad, cuando dicho tratamiento esté permitido por la normativa aplicable.
6. Datos recibidos mediante correo electrónico
TOPRESIDENCE S.L. utiliza cuentas corporativas gestionadas mediante Gmail y Microsoft 365 para la comunicación profesional con clientes, potenciales clientes, propietarios, promotores, entidades financieras, profesionales y otros terceros.
A través del correo electrónico pueden recibirse datos personales y documentación confidencial, incluyendo:
- Datos identificativos.
- DNI, NIE y pasaportes.
- Datos de contacto.
- Información económica y financiera.
- Datos bancarios.
- Justificantes de transferencias y pagos.
- Contratos y documentación contractual.
- Documentación relacionada con compraventas, reservas, arras, financiación, construcción o reformas.
- Otra documentación necesaria para la gestión de la relación profesional.
El acceso ordinario a dichas comunicaciones y documentación está limitado al responsable autorizado de la empresa.
TOPRESIDENCE S.L. no utiliza sistemas de reenvío automático de los correos electrónicos que contienen información personal.
Cuando sea necesario para una operación o servicio, la información recibida por correo electrónico podrá ser comunicada a los profesionales o entidades que intervengan legítimamente en dicha operación.
7. WhatsApp Business
TOPRESIDENCE S.L. utiliza WhatsApp Business como canal de comunicación profesional con clientes, potenciales clientes, propietarios, promotores, colaboradores y otros profesionales.
En determinadas operaciones, podrán recibirse o enviarse mediante este canal:
- Documentos de identidad y pasaportes.
- Contratos.
- Justificantes de transferencias y pagos.
- Información económica o financiera.
- Fotografías y otros documentos relacionados con una operación.
- Información de contacto y comunicaciones profesionales.
TOPRESIDENCE S.L. limitará el uso de WhatsApp Business a las finalidades profesionales correspondientes y procurará que la información compartida sea adecuada, pertinente y limitada a lo necesario.
Cuando la documentación recibida mediante WhatsApp Business deba incorporarse al expediente de una operación, podrá trasladarse a los sistemas corporativos de almacenamiento o gestión utilizados por TOPRESIDENCE S.L., incluyendo correo electrónico corporativo y Microsoft OneDrive.
El acceso al dispositivo utilizado para gestionar las comunicaciones profesionales está protegido mediante contraseña y bloqueo de pantalla.
8. Sitio web y formularios
El sitio web de TOPRESIDENCE S.L. puede permitir a los usuarios:
- Contactar con la empresa.
- Solicitar información.
- Cumplimentar formularios.
- Facilitar datos relacionados con sus intereses inmobiliarios.
- Solicitar información sobre inmuebles o servicios.
- Solicitar contacto o seguimiento.
- Suscribirse a newsletters y comunicaciones comerciales.
Los datos facilitados podrán incluir nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, residencia, preferencias inmobiliarias, información relativa al inmueble o servicio de interés y cualquier otra información que el usuario decida facilitar voluntariamente.
Los datos solicitados en cada formulario deberán ser adecuados, pertinentes y necesarios para la finalidad correspondiente.
La información básica sobre el tratamiento deberá facilitarse al usuario en el momento y medio en que se recojan sus datos, pudiendo remitirse la información adicional mediante la presente Política de Privacidad, de acuerdo con el enfoque por capas recomendado por la AEPD.
9. Newsletter y comunicaciones comerciales
TOPRESIDENCE S.L. podrá enviar información sobre inmuebles, proyectos, servicios, oportunidades, novedades y actividades de la empresa.
Cuando el consentimiento sea necesario como base jurídica, este será solicitado previamente de forma libre, específica, informada e inequívoca.
El usuario podrá darse de baja de las comunicaciones comerciales en cualquier momento mediante el mecanismo habilitado en la propia comunicación o contactando con:
La normativa española sobre servicios de la sociedad de la información establece restricciones específicas para el envío de comunicaciones comerciales electrónicas y exige mecanismos sencillos y gratuitos para oponerse a dichos envíos.
Cuando exista una relación contractual previa, podrán resultar aplicables las excepciones previstas legalmente para comunicaciones comerciales relativas a productos o servicios propios similares a los inicialmente contratados, siempre respetando el derecho de oposición.
10. Comunicación de datos a terceros
TOPRESIDENCE S.L. podrá comunicar determinados datos personales y documentación a terceros cuando dicha comunicación resulte necesaria para la prestación de los servicios solicitados, la gestión o coordinación de una operación, el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales o cuando exista otra base jurídica que legitime la comunicación.
Dependiendo de cada operación, los destinatarios podrán incluir:
- Propietarios y sus representantes.
- Compradores y vendedores.
- Promotores y empresas promotoras.
- Constructores y empresas de reformas.
- Arquitectos, técnicos y otros profesionales.
- Abogados y asesores jurídicos.
- Entidades bancarias y financieras.
- Notarios.
- Gestorías y asesores fiscales o contables.
- Agentes inmobiliarios y otros intermediarios.
- Tasadores.
- Administraciones Públicas y organismos oficiales.
- Registro de la Propiedad y otros registros cuando resulte necesario.
- Compañías aseguradoras.
- Otros profesionales, empresas o entidades que intervengan legítimamente en la operación o servicio solicitado.
La comunicación se limitará a los datos adecuados, pertinentes y necesarios para la finalidad correspondiente.
Cuando TOPRESIDENCE S.L. actúe únicamente como intermediario o facilitador entre el cliente y un tercero, la comunicación de datos podrá ser necesaria para poner en contacto a las partes, coordinar el servicio o facilitar la operación solicitada.
La comunicación de datos a un tercero no implica necesariamente que dicho tercero sea un encargado del tratamiento de TOPRESIDENCE S.L. La condición de responsable, corresponsable o encargado se determinará atendiendo a las funciones efectivamente desarrolladas por cada parte y a quién determine los fines y medios del tratamiento.
11. Proveedores tecnológicos y encargados del tratamiento
TOPRESIDENCE S.L. utiliza determinados proveedores tecnológicos para desarrollar su actividad profesional.
Actualmente pueden incluirse:
- Microsoft 365 y Microsoft OneDrive, para correo electrónico, almacenamiento y gestión documental.
- Servicios de Google, incluyendo Gmail, para correo electrónico y funcionalidades profesionales.
- WhatsApp Business, como canal de comunicación profesional.
Cuando un proveedor actúe como encargado del tratamiento por cuenta de TOPRESIDENCE S.L., la relación se regirá por el correspondiente acuerdo o mecanismo contractual exigido por el artículo 28 del RGPD.
TOPRESIDENCE S.L. procurará seleccionar proveedores que proporcionen garantías suficientes respecto de la aplicación de medidas técnicas y organizativas adecuadas.
Podrán incorporarse nuevos proveedores tecnológicos o sustituirse los existentes cuando resulte necesario para la actividad de la empresa. En dichos casos se adoptarán las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable.
12. Transferencias internacionales
Determinados proveedores tecnológicos utilizados por TOPRESIDENCE S.L. pueden utilizar infraestructuras, recursos o subencargados situados fuera del Espacio Económico Europeo.
Cuando el tratamiento implique una transferencia internacional de datos personales, TOPRESIDENCE S.L. garantizará que esta se realice de conformidad con el Capítulo V del RGPD.
Las transferencias podrán basarse, cuando resulte aplicable, en:
- Una decisión de adecuación de la Comisión Europea.
- Cláusulas contractuales tipo u otras garantías adecuadas previstas por el RGPD.
- El EU-U.S. Data Privacy Framework cuando el destinatario esté válidamente incluido en dicho marco y resulte aplicable.
- Cualquier otro mecanismo legalmente reconocido.
La AEPD mantiene actualmente información específica sobre las garantías aplicables a las transferencias internacionales y las decisiones de adecuación vigentes.
Los interesados podrán solicitar información adicional sobre las garantías aplicables a través de:
13. Conservación de los datos
TOPRESIDENCE S.L. conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron obtenidos y, cuando corresponda, durante los períodos establecidos por la legislación aplicable.
Los períodos de conservación podrán variar según la naturaleza de los datos y la finalidad correspondiente.
En particular:
- Los datos de potenciales clientes se conservarán durante el tiempo necesario para gestionar la solicitud o mientras exista una relación o interés legítimo que justifique su conservación.
- Los datos de clientes y la documentación de operaciones se conservarán durante la relación profesional y posteriormente durante los períodos legalmente exigibles.
- Los contratos y documentación contractual se conservarán durante la relación contractual y posteriormente durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales o atender posibles responsabilidades.
- La documentación económica, financiera, bancaria y los justificantes de pagos se conservarán durante los períodos necesarios para cumplir las obligaciones legales, fiscales, contables y contractuales aplicables.
- Los documentos identificativos se conservarán durante el tiempo necesario para la finalidad para la que fueron obtenidos y durante los períodos legalmente exigibles cuando corresponda.
- Las comunicaciones profesionales por correo electrónico y WhatsApp Business se conservarán durante el tiempo necesario para gestionar la relación profesional, la operación o las posibles responsabilidades derivadas de ella.
- Los datos utilizados para newsletter y comunicaciones comerciales se conservarán mientras exista una base jurídica válida para su tratamiento y mientras el interesado no solicite su supresión o se oponga cuando corresponda.
Una vez finalizados los períodos de conservación aplicables, los datos serán eliminados o, cuando proceda, bloqueados de forma segura durante el tiempo necesario para atender posibles responsabilidades legales.
14. Seguridad y confidencialidad
TOPRESIDENCE S.L. adopta medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales.
Teniendo en cuenta que la empresa puede tratar pasaportes, documentos identificativos, información económica y financiera, datos bancarios, justificantes de transferencias, contratos y otra documentación confidencial, se aplicarán medidas de seguridad adecuadas al riesgo.
Entre las medidas aplicadas se incluyen:
- Limitación de acceso a las personas autorizadas.
- Acceso ordinario a la documentación personal limitado al responsable autorizado de la empresa.
- Protección mediante credenciales de las cuentas corporativas de Gmail y Microsoft 365.
- Protección mediante contraseña de los dispositivos utilizados para acceder a la información.
- Bloqueo de pantalla de los dispositivos.
- Almacenamiento profesional mediante Microsoft OneDrive cuando corresponda.
- Ausencia de reenvío automático de correos que contienen información personal.
- Limitación de la documentación compartida con terceros a la información necesaria.
- Medidas destinadas a prevenir pérdida, destrucción, alteración, acceso o comunicación no autorizada.
Las medidas de seguridad serán revisadas y adaptadas cuando resulte necesario teniendo en cuenta los riesgos y la evolución tecnológica.
En caso de producirse una violación de seguridad de datos personales, TOPRESIDENCE S.L. evaluará el incidente y cumplirá las obligaciones de notificación y comunicación previstas por el RGPD cuando resulten aplicables.
15. Derechos de los interesados
Los interesados podrán ejercer, en los términos establecidos por la normativa aplicable, los siguientes derechos:
- Acceso: conocer si TOPRESIDENCE S.L. trata sus datos personales y obtener acceso a los mismos.
- Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
- Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando concurran los requisitos legales.
- Limitación: solicitar la limitación del tratamiento en los casos previstos legalmente.
- Oposición: oponerse al tratamiento en los supuestos legalmente establecidos.
- Portabilidad: solicitar sus datos en los casos en que este derecho resulte aplicable.
- Retirada del consentimiento: retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en este.
- Oposición a determinadas decisiones automatizadas: cuando resulte aplicable.
Las solicitudes podrán enviarse a:
TOPRESIDENCE S.L. podrá solicitar información adicional para verificar razonablemente la identidad del solicitante cuando resulte necesario para proteger la confidencialidad de los datos.
Como regla general, las solicitudes deberán ser atendidas en el plazo de un mes desde su recepción. Este plazo podrá ampliarse otros dos meses cuando sea necesario debido a la complejidad o al número de solicitudes, en los términos establecidos por el RGPD.
El ejercicio de estos derechos será, con carácter general, gratuito.
La supresión de los datos no implicará necesariamente la eliminación inmediata de toda la documentación cuando exista una obligación legal de conservación o cuando los datos sean necesarios para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones.
16. Derecho a reclamar ante la autoridad de control
Si el interesado considera que el tratamiento de sus datos personales no se ajusta a la normativa aplicable, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), sin perjuicio de cualquier otro recurso administrativo o judicial que pudiera corresponderle.
El interesado podrá consultar información sobre sus derechos y los procedimientos de reclamación a través de la AEPD.
17. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles
TOPRESIDENCE S.L. no pretende basar decisiones que produzcan efectos jurídicos o efectos significativamente similares sobre los interesados exclusivamente en tratamientos automatizados.
En caso de que en el futuro se introduzcan sistemas de elaboración de perfiles o decisiones automatizadas que estén sujetos a obligaciones específicas conforme al RGPD, se facilitará la información correspondiente y se adoptarán las garantías legalmente exigibles.
18. Modificaciones de la Política de Privacidad
TOPRESIDENCE S.L. podrá modificar o actualizar la presente Política de Privacidad cuando resulte necesario para adaptarla a cambios legislativos, regulatorios, jurisprudenciales, tecnológicos o a modificaciones en sus servicios, sistemas o procedimientos.
La versión vigente estará disponible en todo momento en el sitio web de TOPRESIDENCE S.L.
Cuando las modificaciones sean relevantes y resulte legalmente exigible, TOPRESIDENCE S.L. adoptará las medidas necesarias para informar a los interesados.
Se recomienda consultar periódicamente la presente Política de Privacidad.